Accompagnement technique au passage à la facturation électronique

Connectez vos logiciels et automatisez vos flux de facturation

Vous avez besoin d’une aide technique pour préparer votre entreprise à la facturation électronique ? Vous souhaitez vous mettre en conformité tout en conservant vos outils existants ? L’équipe de Yeah Digital est là pour vous accompagner.

Se préparer à la facturation électronique va au-delà du simple choix d’une Plateforme Agréée. C’est tout votre système informatique et les logiciels que vous utilisez au quotidien qui doivent être mis en ordre de marche. Qu’il s’agisse de votre ERP, votre CRM, tous les logiciels de facturation et applications métier devront être capables de produire, recevoir et échanger les bonnes données d’e-invoicing et e-reporting.

Yeah Digital accompagne les entreprises dans la mise en conformité technique de leur système d’information :

• connexion de vos logiciels et applications par API ;
• intégration avec une plateforme agréée ;
• génération de factures aux formats attendus, dont le standard Factur-X ;
• transformation de votre CMS, de vos applications métier ;
• adaptation de l’environnement compte client et du tunnel de commande
• automatisation, contrôle et suivi des flux de données.

Notre rôle est de construire la couche technique qui permet à vos outils existants de communiquer correctement, sans multiplier les ressaisies ni désorganiser vos processus internes.

Petit rappel, si vous n’avez pas bien suivi le déroulé de la réforme : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI devront également les émettre à cette date. L’obligation d’émission s’appliquera aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Les factures devront transiter par une Plateforme Agréée (PA) par l’État (auparavant appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP), directement ou par l’intermédiaire d’une solution compatible. Une facture électronique ne sera pas un simple PDF envoyé par e-mail : elle devra contenir des données structurées exploitables automatiquement. Les formats prévus comprennent notamment UBL, CII et les formats hybrides tels que Factur-X, qui associe un fichier PDF à des données XML.

Choisir une plateforme ne suffit donc pas nécessairement. Il faut aussi établir :

• où sont créées les données de facturation ;
• si ces données sont complètes et bien structurées ;
• comment elles seront transmises à la plateforme ;
• comment les statuts et éventuels rejets reviendront dans vos outils ;
• comment les factures reçues seront intégrées à votre comptabilité ou à votre ERP ;
• comment tracer les échanges et traiter les erreurs.

Yeah Digital intervient précisément sur ces chantiers : à la croisée des chemins entre vos logiciels, vos données et la plateforme que vous avez choisie.

Faire communiquer la Plateforme avec vos outils existants

Chaque entreprise doit désigner une Plateforme Agréée pour recevoir puis, selon le calendrier applicable, émettre ses factures électroniques et transmettre les données requises.

Yeah Digital ne vous impose pas une Plateforme particulière. Nous étudions la solution retenue par votre entreprise et ses possibilités d’intégration afin de la connecter à votre environnement informatique.

Selon votre écosystème d’applications, nous pouvons intervenir sur :

• l’authentification et la sécurisation des échanges ;
• l’appel des API de la plateforme ;
• la transmission des factures et des données associées ;
• la récupération des factures fournisseurs ;
• la synchronisation des statuts de cycle de vie ;
• le traitement des notifications ou webhooks ;
• la journalisation des opérations ;
• la gestion des erreurs, rejets et nouvelles tentatives.

Les spécifications officielles prévoient précisément des formats de factures, des statuts de cycle de vie et des API permettant d’interfacer les systèmes d’information des entreprises avec les plateformes agréées.

Éviter les ruptures de flux et les doubles saisies

Dans de nombreuses entreprises, les informations nécessaires pour établir une facture sont réparties entre plusieurs systèmes :

• les coordonnées du client dans le CRM ;
• les commandes dans l’ERP ou le CMS ;
• les règles tarifaires dans un logiciel métier ;
• la facture dans l’ERP ;
• les écritures dans le logiciel comptable…

Une mauvaise intégration peut entraîner une perte d’informations, un rejet des factures générées, des écarts entre les systèmes ou des traitements manuels supplémentaires.

Yeah Digital développe les connecteurs et API sur mesure nécessaires pour faire circuler les données entre ces outils, de façon sûre et pérenne. Nous définissons la source de référence pour chaque information, les règles de transformation et les contrôles à appliquer avant l’envoi.

L’objectif n’est pas seulement de rendre votre système compatible avec la réforme, mais de créer un flux fiable et maintenable dans la durée.

Adapter vos applications aux formats attendus

Factur-X est un format hybride associant un fichier PDF lisible par une personne et des données structurées intégrées au document, destinées à être traitées automatiquement.

Lorsque votre logiciel de référence ne produit pas nativement le format requis, Yeah Digital peut développer une couche de transformation nécessaire pour :

• récupérer les données depuis votre application ;
• vérifier la présence des champs nécessaires ;
• appliquer les règles de correspondance ;
• générer le fichier structuré attendu ;
• produire ou compléter une facture Factur-X ;
• transmettre le document à la plateforme agréée ;
• conserver une trace du traitement effectué.

Nous pouvons également adapter la génération des factures depuis un CMS e-commerce comme Magento, PrestaShop ou WooCommerce lorsque les capacités natives ou les modules existants ne couvrent pas les besoins et spécificités de votre organisation.

Suivre une facture de sa création jusqu’à son traitement

Un flux de facturation électronique ne s’arrête pas à l’envoi du fichier. Une facture peut être déposée, transmise, mise à disposition, rejetée, refusée ou encaissée. Selon votre activité et les données concernées, certains statuts ou événements doivent redescendre dans vos outils de pilotage.

Pour cela, notre équipe peut concevoir un workflow permettant de :

1. détecter la création ou la validation d’une facture ;
2. contrôler les données obligatoires ;
3. convertir la facture dans le format attendu ;
4. l’envoyer à la plateforme agréée ;
5. récupérer son statut ;
6. mettre à jour les logiciels concernés ;
7. alerter une équipe lorsqu’une intervention est nécessaire.

Cette automatisation réduit les ressaisies, améliore la traçabilité et limite le risque qu’une facture reste bloquée sans être identifiée.

La transmission d’une facture, sa conservation dans un espace opérationnel et son archivage légal répondent à des besoins différents.

Selon votre organisation et les fonctions proposées par votre plateforme, nous pouvons intégrer les factures à votre GED, à un espace documentaire, à votre ERP ou à une solution d’archivage dédiée.

Notre intervention peut couvrir :

• le dépôt et la récupération des documents ;
• leur classement selon vos règles métier ;
• l’association entre une facture, une commande et un client ;
• la gestion des droits d’accès ;
• la conservation des journaux techniques ;
• l’export vers vos outils comptables ou documentaires.

Les responsabilités de conservation et d’archivage sont définies lors du cadrage afin de ne pas confondre le rôle de la plateforme de transmission avec celui d’un éventuel système d’archivage électronique.

Un site e-commerce peut générer des volumes importants de factures à partir de commandes, paiements, avoirs, remboursements et expéditions provenant de plusieurs canaux.

Dès lors, l’intégration de l’e-invoicing doit notamment tenir compte :

• des ventes B2B et B2C ;
• des marketplaces ;
• des factures et des avoirs ;
• des paiements partiels ou différés ;
• des commandes multiboutiques ;
• des données provenant de l’ERP ou du CMS ;
• des opérations susceptibles de relever de l’e-reporting.

Grâce à notre expertise en développement e-commerce et en passerelles API, nous pouvons adapter votre back-office Magento, PrestaShop, WooCommerce ou une plateforme sur mesure aux flux définis avec votre service financier et votre Plateforme Agréée.

La préparation d’un site e-commerce à la facturation électronique peut aussi nécessiter une évolution de ses interfaces. Les formulaires de création de compte, carnets d’adresses et tunnels de commande doivent permettre de distinguer les clients particuliers des professionnels et de recueillir les données nécessaires avant la génération de la facture. Ce qui vous permettra d’être en conformité avec les exigences applicables en septembre 2027.

Nous pouvons ainsi modifier les parcours de Magento, PrestaShop, WooCommerce ou d’une plateforme sur mesure, puis synchroniser les nouvelles informations avec l’ERP, le CRM et la Plateforme Agréée.

Collecter les bonnes données dans le tunnel d’achat

Sur un site e-commerce, notamment s’il propose de la vente B2B, un formulaire de création de compte conçu avant la réforme peut ne pas collecter toutes les informations nécessaires, ou les enregistrer dans des champs difficilement exploitables par l’ERP et la Plateforme Agréée.

Yeah Digital peut adapter vos interfaces afin de collecter, contrôler et transmettre les données utiles à la facturation électronique, entre autres par exemple :

• la raison sociale du client ;
• son numéro SIREN ;
• son numéro de TVA intracommunautaire, lorsqu’il est applicable ;
• l’établissement ou le service destinataire de la facture, lorsque l’organisation du client l’exige ;
• les références internes nécessaires au traitement de la commande ou de la facture.

Notre intervention peut porter sur :

• la modification des formulaires de création de compte ;
• la distinction entre comptes particuliers et professionnels ;
• l’ajout de champs conditionnels selon le profil du client ;
• le contrôle du format et de la cohérence des identifiants saisis ;
• la récupération ou la vérification de données depuis des référentiels externes ;
• la modification du tunnel de commande ;
• la synchronisation de ces informations avec le CRM, l’ERP et le logiciel comptable ;
• la reprise ou l’enrichissement des comptes clients existants.

L’objectif est d’obtenir des données suffisamment fiables dès leur saisie, sans alourdir inutilement le parcours utilisateur. Cette adaptation est particulièrement importante pour les sites qui servent à la fois des particuliers et des professionnels. Le parcours doit permettre d’identifier la nature du client et d’appliquer les règles de collecte appropriées sans pénaliser la fluidité de l’achat.